Ich wurde am 03. September 2007 geboren. Vater und Mutter arbeiten in der IT. Daher auch mein Name: "Pentos - Maarga Partner Wiki". Heute, gerade ein Jahr alt geworden, bin ich eine zentrale Stütze ihrer Projekte und stolz darauf.
Und das kam so. Pentos und Maarga, eine Firma aus Chennai, Indien, die sich auf Softwareentwicklung spezialisiert, wollten in Projekten bei einem großen Konzern in der Finanz/Versicherungsbranche zusammenarbeiten. Maarga schickte daher drei Mitarbeiter für mehrere Monate nach München. Dort arbeiteten sie integriert im Pentos Team vor Ort beim Kunden mit. Sie überlegten, wie sie das gemeinsame Wissen ablegen konnten. Der Kunde sollte einen guten Einblick haben, wie die Zusammenarbeit und der Wissenstransfer verläuft. In Frage kam:
- Ablage im Filesystem, in Ordnerstrukturen (zu unübersichtlich, zu langsam, schwierig zu synchronisieren)
- Ablage in webbasierten Teamrooms (zu wenig flexibel, graphisch nicht besonders ansprechend)
- Ablage in Lotus Notes-Client Datenbanken (für den Kunden schwer einsehbar)
- ein Wiki (ohne Ablage, denn um "Ablage" handelt es sich da ja eigentlich nicht)
So kam ich ins Team. Die Geschäftsführer wollten es ausprobieren, das Team und die Zugriffsrechte wurden definiert und Sigi installierte mich. Wikis sind sehr leicht zu "installieren", egal welche Software man nutzt. Und dann ging alles ganz schnell. Ohne sich lange Gedanken um die Strukturierung zu machen, bekam ich meinen Namen, einen Zweck und die ersten Einträge wurden geschrieben.
Anfangs wurde ein Dokument erstellt, dass die Teammitglieder vorstellte und die Kontaktdaten vorhält. Bald kamen Tipps & Tricks dazu, wie z.B. bei welchen Banken sich die Kollegen von Maarga Geld abheben können. Denn ihre Kreditkarten funktionierten nicht überall.
Sehr rasch wurde begonnen, technisch relevantes Projektwissen abzulegen. Es galt, etwa ein Dutzend Applikationen (Web-Anwendungen) sehr gut zu dokumentieren. So gut, dass der Kunde nachvollziehen konnte, dass die Kollegen von Pentos an die Kollegen von Maarga das nötige Wissen transferiert haben, um die Wartung dieser Anwendungen in Zukunft von den Kollegen in Maarga machen zu lassen. Maarga machte diesbezüglich auch regelmäßige "Reverse Presentations", bei denen sie erzählten, was sie gelernt hatten. Zusätzlich galt es, die Gesamtarchitektur und Funktionalität des Intranets zu dokumentieren und - ganz wichtig - das definierte Interaktionsmodell festzuhalten, damit jeder wusste, wie die Prozesse funktionieren.
Ich habe mich sehr gefreut, dass das alles sehr gut funktionierte. Der Kunde war begeistert. Die Projektphase wurde erfolgreich beendet. Aber was nun? Alle wollten weiter mit mir arbeiten! In der Zwischenzeit haben auch einige Mitarbeiter des Kunden Zugriff und lesen meine Dokumente. Die Kollegen von Pentos und Maarga schreiben weiter Einträge und verändern die Strukturen. Auch andere Teams von Pentos holen sich Ideen und Anregungen. Insgesamt funktioniert das nun schon über ein Jahr und ein Ende ist nicht abzusehen. Ich habe mich schon oft gefragt, warum das so ist. Ich fand folgende Gründe:
1. Für die Pentos Mitarbeiter ist es einfacher, ihr Wissen einmal im Wiki zu dokumentieren, als es den Kollegen per Skype oder Mail immer wieder zu erklären. Häuft sich eine Frage, wird dazu aus Eigeninteresse ein Eintrag im Wiki erzeugt und bei Nachfragen auf den Eintrag verwiesen.
2. Für die Maarga Mitarbeiter ist es ebenfalls schneller und einfacher, das vorhandene Wissen im Wiki zu finden bzw. selbst Fragen oder Erweiterungen im Wiki einzupflegen, als sich immer wieder an einzelne Kollegen von Pentos zu wenden und das Wissen direkt abzuholen.
3. Wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen, schauen sie kritisch über die Dokumente und können helfen, alte Inhalte zu archivieren. Gerade bei neuen Mitarbeitern zeigen sich diesbezüglich die Vorteile des Wikis.
4. Wenn Mitarbeiter aus dem Team ausscheiden, bleibt ihr Wissen im Wiki für die anderen teilweise erhalten.
5. Insgesamt sind ca. 20 Menschen involviert. Viele lesen nur, etwa 25% sind auch als Autoren tätig. Das scheint auszureichen, um es voranzutreiben.
6. Es handelt sich nicht um ein "Kanibalisierungsszenario", sondern um ein Wachstumsszenario bei dem alle Parteien gewinnen. Der eine Partner übernimmt Aufgaben, der andere Partner wächst stärker in neue Felder hinein und für den Kunden ergeben sich Kostenvorteile.
So freue ich mich schon auf meinen zweiten Geburtstag und all das, was ich bis dahin noch lernen kann.
Nikolaus Krasser, Pentos AG